Huishoudelijk Regelement en Statuten
Huishoudelijk Regelement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT (HHR)
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Hoofdstuk II Lidmaatschap
Hoofdstuk III Contributie
Hoofdstuk IV De vereniging
Hoofdstuk V Het bestuur
Hoofdstuk VI Diversen
Hoofdstuk VII Slotbepalingen
Reglement van orde
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Paragraaf 01 Domicilie
01-1. De vereniging heeft haar domicilie te Ede.
Hoofdstuk II Lidmaatschap
Paragraaf 02 Aanname
02-1. Aanmelding voor het lidmaatschap geschiedt schriftelijk aan de ledenadministratie van de vereniging.
02-2. Als datum van inschrijving geldt de 1e van de maand waarin de verschuldigde contributie is voldaan.
02-3. De aanmelding zoals genoemd in deze paragraaf lid 02-1 dient te geschieden onder vermelding van naam, voornamen, burgeradres en militaire rang.
Hoofdstuk III Contributie
Paragraaf 03 Contributie
03-1. Het bedrag der jaarlijkse contributie/donatie wordt elk jaar door de algemene vergadering vastgesteld.
03-2. De contributie is verschuldigd bij aanvang van het verenigingsjaar en invorderbaar vóór 1 april van dat jaar.
03-3. Zij die het lidmaatschap gedurende het verenigingsjaar doch:
a. vóór 1 juli verkrijgen zijn de gehele contributie voor het lopende jaar verschuldigd.
b. ná 1 juli verkrijgen zijn de halve contributie voor het lopende jaar verschuldigd.
03-4. De contributie is binnen 1 maand na het verkrijgen van het lidmaatschap invorderbaar.
03-5. Naar keuze is het mogelijk om de contributie te voldoen per jaar of per half jaar.
Dit dient ter kennis te worden gebracht aan de penningmeester.
03-6. Bij beëindiging van het lidmaatschap heeft over het lopende jaar geen restitutie of kwijtschelding van contributie plaats, tenzij het bestuur anders beslist.
03-7. Leden die in gebreke blijven hun contributie te voldoen zal een schrijven ter herinnering worden aangeboden conform onderstaande procedure:
• Voor 1 april eerste betalingsverzoek met een betalingstermijn van 60 dagen.
• 1 juni eerste betalingsherinnering met een betalingstermijn van 30 dagen.
• Oktober tweede betalingsherinnering met een betalingstermijn van 30 dagen.
• 1 december royering middels brief van het bestuur met inachtneming van het gestelde in de statuten onder artikel 7 lid 2.b
Hoofdstuk IV De vereniging
Paragraaf 04 De algemene vergadering
Paragraaf 05 Kandidaatstelling voor het bestuur
Paragraaf 06 Het stemmen voor een bestuursfunctie
Paragraaf 07 Het stemmen over zaken
Paragraaf 08 Voorstellen
Paragraaf 09 Behandeling van ingediende voorstellen
Paragraaf 10 Amendementen
Paragraaf 11 Behandeling van amendementen
Paragraaf 04 De algemene vergadering
04-1. Algemeen.
De algemene vergaderingen worden onderscheiden in:
a. algemene vergaderingen, conform de statuten artikel 11 lid 3.
b. buitengewone vergaderingen.
04-2. Buitengewone vergaderingen.
Deze hebben plaats:
a. zo vaak als het bestuur het nodig of wenselijk acht een dergelijke vergadering uit te schrijven.
b. op een schriftelijk verzoek van tenminste vijfentwintig gewone leden aan het bestuur, onder opgave en toelichting der punten welke die leden behandeld wensen te zien.
c. Het bestuur is verplicht binnen vier weken aan een zodanig verzoek gevolg te geven. Doet het bestuur dit niet, dan hebben de leden die het verzoek deden het recht zelf een algemene vergadering bijeen te roepen.
04-3. Algemene vergadering.
a. Uitnodiging.
Tot het bijwonen van een algemene vergadering worden alle leden schriftelijk opgeroepen dan wel via e-mail aan het door henzelf opgegeven (e-mail) adres, met mededeling van plaats, uur en agenda der vergadering.
In de oproeping moet door het bestuur tevens worden vermeld:
- welke bestuursleden aftredend zijn.
- welke bestuursleden herkiesbaar zijn.
- welke personen door het bestuur worden voorgedragen.
- welke personen zich kandidaat hebben gesteld.
b. Agenda.
Op een schriftelijk verzoek van tenminste tien gewone leden is het bestuur verplicht een opgegeven punt op de agenda te plaatsen, mits een zodanig verzoek tenminste tien dagen vóór de algemene vergadering door het bestuur wordt ontvangen. Wordt een dusdanig verzoek niet ontvangen vóór de hiervoor bepaalde dag, dan kan het bestuur alsnog besluiten het opgegeven punt op de agenda te plaatsen.
c. Aanwezigheid van stukken.
Het bestuur draagt er zorg voor dat op de algemene vergadering voldoende exemplaren van:
- het jaarverslag,
- de financiële jaarrekening,
- de kandidatenlijst,
- de begroting,
voor de leden aanwezig zijn.
04-4. Een reglement van orde voor vergaderingen van de vereniging is als bijlage A opgenomen bij dit huishoudelijk reglement.
Paragraaf 05 Kandidaatstelling voor het bestuur
05-1. Kandidaten kunnen worden gesteld:
a. door het bestuur.
b. door groepen van tenminste 10 stemgerechtigde leden. Het gestelde in deze paragraaf lid 05-3 is dan van toepassing.
c. de kandidaat zelf middels intekening in de kandidatenlijst.
d. kandidaten die zich \u201cstaande de vergadering\u201d beschikbaar stellen indien via de intekenlijst onvoldoende kandidaten naar voren zijn gekomen.
05-2. Tegelijk met de uitnodiging voor de algemene vergadering wordt het gestelde in paragraaf 04 onder lid 04-3.a bekend gesteld.
05-3. Tot 5 dagen voor aanvang van de vergadering kunnen leden tegenkandidaten stellen. Hierbij dient een verklaring van de betrokkene te worden overgelegd dat hij bij verkiezing zitting zal nemen in het bestuur.
05-4. In spoedeisende gevallen, dit ter beoordeling van het bestuur, kan van het in deze paragraaf gestelde worden afgeweken.
Paragraaf 06 Het stemmen voor een bestuursfunctie
06-1. Aantal stemmen ter vergadering aanwezig.
De voorzitter stelt vóór de aanvang der stemming, aan de hand van de presentielijst, vast hoeveel stemmen ter vergadering aanwezig zijn.
06-2. Stembureau.
Op voorstel van de voorzitter benoemt de algemene vergadering een stembureau bestaande uit drie personen.
06-3. Tellen van de stemmen.
a. De leden van het stembureau verzamelen de stembriefjes en stellen het aantal uitgebrachte stemmen vast.
b. Indien het aantal uitgebrachte stemmen meer bedraagt dan het totale aantal stemmen dat ter vergadering aanwezig is zal de voorzitter hiervan onmiddellijk in kennis worden gesteld en wordt de stemming ongeldig verklaard.
c. De voorzitter neemt dan de geëigende maatregelen voor een nieuwe stemming.
06-4. Ongeldige stemmen.
Een stembriefje wordt ongeldig verklaard indien:
a. daarop een ondertekening is geplaatst ofwel aan aantekening waaruit de identiteit van de afgevaardigde kan worden vastgesteld.
b. daarop meer kandidaten zijn aangekruist dan het aantal vacatures toelaat.
c. daarop namen zijn vermeld die niet zijn vermeld op de kandidatenlijst.
d. de keuze niet duidelijk wordt weergegeven, dit ter beoordeling van het stembureau.
06-5. Benoeming.
a. Hebben meer kandidaten dan het aantal in te vullen vacatures de volstrekte meerderheid van de ter vergadering aanwezige stemmen verworven, dan zijn zij benoemd die de meeste stemmen op zich hebben verenigd tot het aantal vacatures is bezet.
b. Hebben minder kandidaten dan het aantal te bezetten vacatures de volstrekte meerderheid van de ter vergadering aanwezige stemmen verworven, dan heeft een herstemming plaats tussen de niet benoemde kandidaten die het hoogste aantal stemmen hebben verworven, waarbij het in herstemming te brengen aantal kandidaten tenminste één meer is dan het aantal vacatures waarin moet voorzien.
c. Benoeming door herstemming geschiedt bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen.
d. Indien het aantal kandidaten gelijk is aan het aantal te vullen vacatures, zijn de kandidaten die de volstrekte meerderheid hebben verworven benoemd.
e. Indien bij een bestuursverkiezing een vacature onvervuld blijft, bepaald het bestuur of al dan niet op korte termijn in de vacature zal worden voorzien.
Paragraaf 07 Het stemmen over zaken
07-1. Het stemmen over zaken geschiedt bij afroep dan wel bij handopsteken.
De meerderheid der uitgebrachte stemmen beslist, waarbij onthouding van stemmen wordt beschouwd als het niet uitbrengen van een stem.
07-2. Indien de stemmen staken is het voorstel verworpen.
Paragraaf 08 Voorstellen
08-1. Indienen van voorstellen door een lid.
Elk lid van de vereniging heeft het recht voorstellen in te dienen.
08-2. Indienen voorstellen door het bestuur.
Het bestuur kan uit hoofde van zijn taak eigen voorstellen indienen en voorleggen aan de algemene vergadering.
08-3. Voorstellen aan de algemene vergadering.
a. Voorstellen van het bestuur, evenals de voorstellen van de leden, waarvoor de algemene vergadering een uitspraak zal moeten doen worden, conform paragraaf 04 lid 04-3.b, in de agenda voor de algemene vergadering opgenomen.
b. Het bestuur is gerechtigd de voorstellen van de leden, zo nodig en zo mogelijk, te voorzien van een preadvies.
c. Door de algemene vergadering worden, met inachtneming van het gestelde in het reglement van orde, uitsluitend de voorstellen behandeld welke zijn gepubliceerd in de agenda voor de betreffende vergadering.
d. Het indienen van voorstellen aan de algemene vergadering kan elk moment plaatsvinden, echter met dien verstande dat voorstellen die na een door het bestuur te bepalen datum worden ingediend tot een volgende algemene vergadering in portefeuille blijven.
e. Betreffende de voortgang van aangenomen voorstellen zal het bestuur jaarlijks schriftelijk verslag uitbrengen.
Paragraaf 09 Behandeling van ingediende voorstellen
09-1. De behandeling van een voorstel door de algemene vergadering vangt aan, nadat het voorstel door de voorzitter aan de orde is gesteld, met een inleiding door:
a. een door het bestuur aangewezen bestuurslid indien het voorstel is ingediend door het bestuur.
b. het lid indien het voorstel door een lid is ingediend.
09-2. Bij de stemming over een voorstel, dan wel een geamendeerd voorstel, is het in paragraaf 07 gestelde van overeenkomstige toepassing.
Paragraaf 10 Amendementen
10-1. Amenderen van voorstellen.
a. Een amendement is een verfijning of een aanvulling op een voorstel en mag niet tegengesteld gericht zijn aan de strekking of de geest van het voorstel.
b. Amendementen op een voorstel kunnen te allen tijde, bij voorkeur schriftelijk, worden ingediend.
c. In de algemene vergadering kunnen door het bestuur, evenals door de leden, voorafgaande dan wel tijdens de behandeling van een voorstel, amendementen worden ingediend.
d Indien een amendement naar het oordeel van het bestuur in uitkomst tegengesteld is aan de strekking of de geest van het voorstel waarop het amendement is ingediend, zal dit amendement niet aan de algemene vergadering worden aangeboden maar terugverwezen worden naar de indiener.
e. Het bestuur is gerechtigd ontvangen amendementen, zo nodig en zo mogelijk, te voorzien van een advies.
Paragraaf 11 Behandeling van amendementen
11-1. In de algemene vergadering, vindt de behandeling van amendementen plaats voorafgaande aan de behandeling van het betreffende voorstel.
11-2. Indien een amendement in de algemene vergadering wordt ingediend tijdens de behandeling van een voorstel, wordt de behandeling van het betreffende voorstel opgeschort tot de algemene vergadering een uitspraak heeft gedaan over het ingediende amendement.
11-3. Indien op een voorstel meerdere amendementen zijn ingediend wordt het, naar het oordeel van de voorzitter, meest vergaande amendement het eerst behandeld.
11-4. Na de behandeling van de op een voorstel ingediende amendementen wordt het voorstel, eventueel geamendeerd indien daartoe wordt besloten, aan de orde gesteld en doet de algemene vergadering daartoe een uitspraak.
11-5. Bij de stemming over een amendement is het gestelde in paragraaf 07 van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk V Het bestuur
Paragraaf 12 Algemeen
Paragraaf 13 Taakverdeling en vertegenwoordiging
Paragraaf 14 De voorzitter
Paragraaf 15 De vice-voorzitter
Paragraaf 16 De secretaris
Paragraaf 17 De tweede secretaris
Paragraaf 18 De penningmeester
Paragraaf 19 De tweede penningmeester
Paragraaf 12 Algemeen
12-1. Bestuursvergaderingen.
Het bestuur vergadert zo dikwijls als één zijner leden dit nodig acht.
12-2. Aftreden.
Bestuursleden treden af volgens een vast rooster, te weten, als onderstaand voorbeeld:
1e jaar:
secretaris
2de penningmeester
een lid
een lid
2e jaar:
vice voorzitter
penningmeester
een lid
een lid
3e jaar:
voorzitter
2de secretaris
een lid
een lid
Paragraaf 13 Taakverdeling en vertegenwoordiging
13-1. Taakverdeling.
De voorkomende werkzaamheden van het bestuur die in de komende paragrafen niet aan een bepaald bestuurslid zijn opgedragen worden, in onderling overleg, over de onderscheiden bestuursleden verdeeld.
13-2. Vertegenwoordiging.
Voor die gevallen waarbij het niet mogelijk of gewenst is dat de vereniging door het gehele bestuur wordt vertegenwoordigd zal het bestuur één of meer van zijn leden machtigen namens de vereniging op te treden.
Paragraaf 14 De voorzitter
14-1. De voorzitter waakt in het bijzonder over de belangen van de vereniging.
14-2. De voorzitter leidt de algemene vergadering evenals de bestuursvergaderingen.
Hij ondertekent de notulen nadat deze door de betreffende vergadering zijn goedgekeurd.
14-3. De voorzitter ziet toe dat de genomen besluiten worden uitgevoerd binnen de daarvoor gestelde tijdslimiet.
Paragraaf 15 De vice-voorzitter
15-1. De vice-voorzitter zal de voorzitter bijstaan in diens werkzaamheden en deze bij ontstentenis vervangen.
Paragraaf 16 De secretaris
16-1. De secretaris is belast met al die werkzaamheden die geacht kunnen worden tot zijn taak te behoren.
16-2. De secretaris is gemachtigd de correspondentie namens het bestuur te ondertekenen.
16-3. De secretaris draagt zorg voor de samenstelling van het jaarverslag van de vereniging betreffende de werkzaamheden en het gevoerde beleid van het bestuur.
Paragraaf 17 De tweede secretaris
17-1. De tweede secretaris zal de secretaris bijstaan in diens werkzaamheden en deze bij ontstentenis vervangen.
Paragraaf 18 De penningmeester
18-1. De penningmeester is belast met het beheer van de verenigingsgelden.
18-2. De penningmeester draagt zorg dat geen uitgaven worden gedaan die niet vooraf door hem zijn gefiatteerd, uitgezonderd die uitgaven die betrekking hebben op regelmatig terugkerende kosten.
18-3. De penningmeester draagt zorg voor een tijdige samenstelling van de jaarrekening, het verslag inzake het financiële beheer over het afgelopen verenigingsjaar, en de begroting voor het nieuwe jaar.
Paragraaf 19 De tweede penningmeester
19-1. De tweede penningmeester zal de penningmeester bijstaan in diens werkzaamheden en deze bij ontstentenis vervangen.
Hoofdstuk VI Diversen
Paragraaf 20 Het verenigingsblad
Paragraaf 21 Commissie van beroep
Paragraaf 22 Kascontrolecommissie
Paragraaf 23 Geschenken
Paragraaf 24 Financieel en economisch beheer
Paragraaf 20 Het verenigingsblad
20-1. Door de vereniging wordt een periodiek verschijnend verenigingsblad uitgegeven.
20-2. Het verenigingsblad staat ten dienste van de communicatie binnen de vereniging en wordt in voorkomend geval gebruikt om statutair verplichte aankondigingen mededelingen of verslagen ter officiële kennis te brengen van de leden.
20-3. Leden ontvangen het blad op grond van hun lidmaatschap.
20-4. Voor zover de voorraad strekt hebben leden die zich gedurende een verenigingsjaar hebben aangemeld recht op de gedurende dat jaar reeds verschenen nummers van het verenigings-orgaan.
20-5. Toezending van het verenigingsblad aan andere personen evenals instellingen, verenigingen, instanties, e.d. wordt door het bestuur bepaald.
20-6. De verantwoording voor de redactie van het verenigingsblad berust bij het bestuur.
Paragraaf 21 Commissie van beroep
21-1. Indien de algemene vergadering conform de statuten artikel 7 lid 3 niet tot een besluit komt, stelt zij een commissie van beroep aan.
21-2. De commissie dient te bestaan uit drie leden te weten een voorzitter, een secretaris en een lid.
21-3. Behoudens het bepaalde in deze paragraaf lid 21-5, is de commissie geheimhouding opgelegd betreffende alle informatie die haar bereikt met betrekking tot de zaak waarover zij is bijeengeroepen.
21-4. Door de commissie zal een advies worden uitgebracht tijdens de eerstvolgende algemene vergadering na een zo objectief mogelijk gehouden onderzoek.
21-5. De commissie legt haar bevindingen vast in een zo mogelijk eensluidend advies aan de algemene vergadering.
21-6. Indien de algemene vergadering dat wenst kan de voorzitter van de commissie het advies mondeling toelichten.
21-7. Noch over het door de commissie uitgebrachte advies, noch over de eventuele toelichting door de voorzitter van de commissie is discussie toegestaan.
21-8. De algemene vergadering stemt over het advies dan wel adviseert en beslist bij gewone meerderheid van uitgebrachte stemmen.
21-9. Het besluit van de algemene vergadering wordt door de secretaris schriftelijk aan de klager meegedeeld.
21-10. Van een afgehandelde zaak worden alle bescheiden door de secretaris in het archief opgeborgen.
Paragraaf 22 Kascontrolecommissie
22-1. Algemeen.
Minstens eenmaal per jaar dient er een kascontrole te worden gehouden door een kascontrole- commissie over de besteding van de financiën.
22-2. Benoeming.
Zij wordt benoemd tijdens en door de algemene vergadering en treedt in functie direct na de benoeming. De leden blijven maximaal drie jaar in functie. Ieder jaar wordt minimaal één nieuw lid gekozen.
22-3. Taak
Buiten het gestelde in de statuten onder artikel 23 heeft zij het recht van tussentijdse controle.
Paragraaf 23 Geschenken
23-1. Voor een representatief geschenk bij uitnodigingen en bezoeken zal door het bestuur, per geval, een maximum bedrag worden vastgesteld.
Paragraaf 24 Financieel en economisch beheer
24-1. Het boekjaar binnen de vereniging komt overeen met het verenigingsjaar.
24-2. Noodzakelijke kosten, door bestuursleden gemaakt t.b.v. de vereniging, worden voor rekening van de vereniging gebracht.
Hoofdstuk VII Slotbepalingen
Paragraaf 25 Wijzigingen
Paragraaf 26 Onvoorziene gevallen
REGLEMENT VAN ORDE
Paragraaf 25 Wijzigingen
25-1. Wijzigingen in dit reglement kunnen slechts worden aangebracht indien zij in een algemene vergadering met minstens twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen zijn aangenomen.
Paragraaf 26 Onvoorziene gevallen
26-1. In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.
Goedkeuring
Goedgekeurd door de algemene vergadering van de VOOLOG in haar bijzondere algemene vergadering van 20 april 2011.
Bijlage: A. Reglement van orde
Bijlage A behorende bij het huishoudelijk reglement
REGLEMENT VAN ORDE
1. De leiding van de algemene vergadering berust bij de voorzitter van de vereniging. Indien en voor zolang de voorzitter als inleider fungeert, berust de leiding bij de vice-voorzitter.
2. Bij de beraadslagingen ter vergadering wordt zowel door inleiders als door leden het woord gevoerd door tussenkomst van de voorzitter.
3. Voorstellen van orde worden bij voorrang in behandeling genomen. Het tijdstip van behandeling wordt door de voorzitter bepaald.
4. De voorzitter is gerechtigd voor de leden een spreektijd vast te stellen, dan wel de spreektijd te bekorten.
5. De beraadslagingen ter vergadering worden gevoerd in een eerste en tweede termijn.
Bij uitzondering kan de voorzitter een derde termijn vaststellen.
6. De voorzitter zal zoveel als mogelijk de discussie onder de leden onderling bevorderen.
7. Voorstellen die niet in de agenda van de vergadering zijn vermeld worden niet in behandeling genomen, tenzij de algemene vergadering daartoe met meerderheid van stemmen besluit.
8. De leden zijn gehouden de huishoudelijke regels van het huis waar de algemene vergadering plaatsvindt na te leven, evenals de aanwijzingen van het bestuur op te volgen.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Hoofdstuk II Lidmaatschap
Hoofdstuk III Contributie
Hoofdstuk IV De vereniging
Hoofdstuk V Het bestuur
Hoofdstuk VI Diversen
Hoofdstuk VII Slotbepalingen
Reglement van orde
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Paragraaf 01 Domicilie
01-1. De vereniging heeft haar domicilie te Ede.
Hoofdstuk II Lidmaatschap
Paragraaf 02 Aanname
02-1. Aanmelding voor het lidmaatschap geschiedt schriftelijk aan de ledenadministratie van de vereniging.
02-2. Als datum van inschrijving geldt de 1e van de maand waarin de verschuldigde contributie is voldaan.
02-3. De aanmelding zoals genoemd in deze paragraaf lid 02-1 dient te geschieden onder vermelding van naam, voornamen, burgeradres en militaire rang.
Hoofdstuk III Contributie
Paragraaf 03 Contributie
03-1. Het bedrag der jaarlijkse contributie/donatie wordt elk jaar door de algemene vergadering vastgesteld.
03-2. De contributie is verschuldigd bij aanvang van het verenigingsjaar en invorderbaar vóór 1 april van dat jaar.
03-3. Zij die het lidmaatschap gedurende het verenigingsjaar doch:
a. vóór 1 juli verkrijgen zijn de gehele contributie voor het lopende jaar verschuldigd.
b. ná 1 juli verkrijgen zijn de halve contributie voor het lopende jaar verschuldigd.
03-4. De contributie is binnen 1 maand na het verkrijgen van het lidmaatschap invorderbaar.
03-5. Naar keuze is het mogelijk om de contributie te voldoen per jaar of per half jaar.
Dit dient ter kennis te worden gebracht aan de penningmeester.
03-6. Bij beëindiging van het lidmaatschap heeft over het lopende jaar geen restitutie of kwijtschelding van contributie plaats, tenzij het bestuur anders beslist.
03-7. Leden die in gebreke blijven hun contributie te voldoen zal een schrijven ter herinnering worden aangeboden conform onderstaande procedure:
• Voor 1 april eerste betalingsverzoek met een betalingstermijn van 60 dagen.
• 1 juni eerste betalingsherinnering met een betalingstermijn van 30 dagen.
• Oktober tweede betalingsherinnering met een betalingstermijn van 30 dagen.
• 1 december royering middels brief van het bestuur met inachtneming van het gestelde in de statuten onder artikel 7 lid 2.b
Hoofdstuk IV De vereniging
Paragraaf 04 De algemene vergadering
Paragraaf 05 Kandidaatstelling voor het bestuur
Paragraaf 06 Het stemmen voor een bestuursfunctie
Paragraaf 07 Het stemmen over zaken
Paragraaf 08 Voorstellen
Paragraaf 09 Behandeling van ingediende voorstellen
Paragraaf 10 Amendementen
Paragraaf 11 Behandeling van amendementen
Paragraaf 04 De algemene vergadering
04-1. Algemeen.
De algemene vergaderingen worden onderscheiden in:
a. algemene vergaderingen, conform de statuten artikel 11 lid 3.
b. buitengewone vergaderingen.
04-2. Buitengewone vergaderingen.
Deze hebben plaats:
a. zo vaak als het bestuur het nodig of wenselijk acht een dergelijke vergadering uit te schrijven.
b. op een schriftelijk verzoek van tenminste vijfentwintig gewone leden aan het bestuur, onder opgave en toelichting der punten welke die leden behandeld wensen te zien.
c. Het bestuur is verplicht binnen vier weken aan een zodanig verzoek gevolg te geven. Doet het bestuur dit niet, dan hebben de leden die het verzoek deden het recht zelf een algemene vergadering bijeen te roepen.
04-3. Algemene vergadering.
a. Uitnodiging.
Tot het bijwonen van een algemene vergadering worden alle leden schriftelijk opgeroepen dan wel via e-mail aan het door henzelf opgegeven (e-mail) adres, met mededeling van plaats, uur en agenda der vergadering.
In de oproeping moet door het bestuur tevens worden vermeld:
- welke bestuursleden aftredend zijn.
- welke bestuursleden herkiesbaar zijn.
- welke personen door het bestuur worden voorgedragen.
- welke personen zich kandidaat hebben gesteld.
b. Agenda.
Op een schriftelijk verzoek van tenminste tien gewone leden is het bestuur verplicht een opgegeven punt op de agenda te plaatsen, mits een zodanig verzoek tenminste tien dagen vóór de algemene vergadering door het bestuur wordt ontvangen. Wordt een dusdanig verzoek niet ontvangen vóór de hiervoor bepaalde dag, dan kan het bestuur alsnog besluiten het opgegeven punt op de agenda te plaatsen.
c. Aanwezigheid van stukken.
Het bestuur draagt er zorg voor dat op de algemene vergadering voldoende exemplaren van:
- het jaarverslag,
- de financiële jaarrekening,
- de kandidatenlijst,
- de begroting,
voor de leden aanwezig zijn.
04-4. Een reglement van orde voor vergaderingen van de vereniging is als bijlage A opgenomen bij dit huishoudelijk reglement.
Paragraaf 05 Kandidaatstelling voor het bestuur
05-1. Kandidaten kunnen worden gesteld:
a. door het bestuur.
b. door groepen van tenminste 10 stemgerechtigde leden. Het gestelde in deze paragraaf lid 05-3 is dan van toepassing.
c. de kandidaat zelf middels intekening in de kandidatenlijst.
d. kandidaten die zich \u201cstaande de vergadering\u201d beschikbaar stellen indien via de intekenlijst onvoldoende kandidaten naar voren zijn gekomen.
05-2. Tegelijk met de uitnodiging voor de algemene vergadering wordt het gestelde in paragraaf 04 onder lid 04-3.a bekend gesteld.
05-3. Tot 5 dagen voor aanvang van de vergadering kunnen leden tegenkandidaten stellen. Hierbij dient een verklaring van de betrokkene te worden overgelegd dat hij bij verkiezing zitting zal nemen in het bestuur.
05-4. In spoedeisende gevallen, dit ter beoordeling van het bestuur, kan van het in deze paragraaf gestelde worden afgeweken.
Paragraaf 06 Het stemmen voor een bestuursfunctie
06-1. Aantal stemmen ter vergadering aanwezig.
De voorzitter stelt vóór de aanvang der stemming, aan de hand van de presentielijst, vast hoeveel stemmen ter vergadering aanwezig zijn.
06-2. Stembureau.
Op voorstel van de voorzitter benoemt de algemene vergadering een stembureau bestaande uit drie personen.
06-3. Tellen van de stemmen.
a. De leden van het stembureau verzamelen de stembriefjes en stellen het aantal uitgebrachte stemmen vast.
b. Indien het aantal uitgebrachte stemmen meer bedraagt dan het totale aantal stemmen dat ter vergadering aanwezig is zal de voorzitter hiervan onmiddellijk in kennis worden gesteld en wordt de stemming ongeldig verklaard.
c. De voorzitter neemt dan de geëigende maatregelen voor een nieuwe stemming.
06-4. Ongeldige stemmen.
Een stembriefje wordt ongeldig verklaard indien:
a. daarop een ondertekening is geplaatst ofwel aan aantekening waaruit de identiteit van de afgevaardigde kan worden vastgesteld.
b. daarop meer kandidaten zijn aangekruist dan het aantal vacatures toelaat.
c. daarop namen zijn vermeld die niet zijn vermeld op de kandidatenlijst.
d. de keuze niet duidelijk wordt weergegeven, dit ter beoordeling van het stembureau.
06-5. Benoeming.
a. Hebben meer kandidaten dan het aantal in te vullen vacatures de volstrekte meerderheid van de ter vergadering aanwezige stemmen verworven, dan zijn zij benoemd die de meeste stemmen op zich hebben verenigd tot het aantal vacatures is bezet.
b. Hebben minder kandidaten dan het aantal te bezetten vacatures de volstrekte meerderheid van de ter vergadering aanwezige stemmen verworven, dan heeft een herstemming plaats tussen de niet benoemde kandidaten die het hoogste aantal stemmen hebben verworven, waarbij het in herstemming te brengen aantal kandidaten tenminste één meer is dan het aantal vacatures waarin moet voorzien.
c. Benoeming door herstemming geschiedt bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen.
d. Indien het aantal kandidaten gelijk is aan het aantal te vullen vacatures, zijn de kandidaten die de volstrekte meerderheid hebben verworven benoemd.
e. Indien bij een bestuursverkiezing een vacature onvervuld blijft, bepaald het bestuur of al dan niet op korte termijn in de vacature zal worden voorzien.
Paragraaf 07 Het stemmen over zaken
07-1. Het stemmen over zaken geschiedt bij afroep dan wel bij handopsteken.
De meerderheid der uitgebrachte stemmen beslist, waarbij onthouding van stemmen wordt beschouwd als het niet uitbrengen van een stem.
07-2. Indien de stemmen staken is het voorstel verworpen.
Paragraaf 08 Voorstellen
08-1. Indienen van voorstellen door een lid.
Elk lid van de vereniging heeft het recht voorstellen in te dienen.
08-2. Indienen voorstellen door het bestuur.
Het bestuur kan uit hoofde van zijn taak eigen voorstellen indienen en voorleggen aan de algemene vergadering.
08-3. Voorstellen aan de algemene vergadering.
a. Voorstellen van het bestuur, evenals de voorstellen van de leden, waarvoor de algemene vergadering een uitspraak zal moeten doen worden, conform paragraaf 04 lid 04-3.b, in de agenda voor de algemene vergadering opgenomen.
b. Het bestuur is gerechtigd de voorstellen van de leden, zo nodig en zo mogelijk, te voorzien van een preadvies.
c. Door de algemene vergadering worden, met inachtneming van het gestelde in het reglement van orde, uitsluitend de voorstellen behandeld welke zijn gepubliceerd in de agenda voor de betreffende vergadering.
d. Het indienen van voorstellen aan de algemene vergadering kan elk moment plaatsvinden, echter met dien verstande dat voorstellen die na een door het bestuur te bepalen datum worden ingediend tot een volgende algemene vergadering in portefeuille blijven.
e. Betreffende de voortgang van aangenomen voorstellen zal het bestuur jaarlijks schriftelijk verslag uitbrengen.
Paragraaf 09 Behandeling van ingediende voorstellen
09-1. De behandeling van een voorstel door de algemene vergadering vangt aan, nadat het voorstel door de voorzitter aan de orde is gesteld, met een inleiding door:
a. een door het bestuur aangewezen bestuurslid indien het voorstel is ingediend door het bestuur.
b. het lid indien het voorstel door een lid is ingediend.
09-2. Bij de stemming over een voorstel, dan wel een geamendeerd voorstel, is het in paragraaf 07 gestelde van overeenkomstige toepassing.
Paragraaf 10 Amendementen
10-1. Amenderen van voorstellen.
a. Een amendement is een verfijning of een aanvulling op een voorstel en mag niet tegengesteld gericht zijn aan de strekking of de geest van het voorstel.
b. Amendementen op een voorstel kunnen te allen tijde, bij voorkeur schriftelijk, worden ingediend.
c. In de algemene vergadering kunnen door het bestuur, evenals door de leden, voorafgaande dan wel tijdens de behandeling van een voorstel, amendementen worden ingediend.
d Indien een amendement naar het oordeel van het bestuur in uitkomst tegengesteld is aan de strekking of de geest van het voorstel waarop het amendement is ingediend, zal dit amendement niet aan de algemene vergadering worden aangeboden maar terugverwezen worden naar de indiener.
e. Het bestuur is gerechtigd ontvangen amendementen, zo nodig en zo mogelijk, te voorzien van een advies.
Paragraaf 11 Behandeling van amendementen
11-1. In de algemene vergadering, vindt de behandeling van amendementen plaats voorafgaande aan de behandeling van het betreffende voorstel.
11-2. Indien een amendement in de algemene vergadering wordt ingediend tijdens de behandeling van een voorstel, wordt de behandeling van het betreffende voorstel opgeschort tot de algemene vergadering een uitspraak heeft gedaan over het ingediende amendement.
11-3. Indien op een voorstel meerdere amendementen zijn ingediend wordt het, naar het oordeel van de voorzitter, meest vergaande amendement het eerst behandeld.
11-4. Na de behandeling van de op een voorstel ingediende amendementen wordt het voorstel, eventueel geamendeerd indien daartoe wordt besloten, aan de orde gesteld en doet de algemene vergadering daartoe een uitspraak.
11-5. Bij de stemming over een amendement is het gestelde in paragraaf 07 van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk V Het bestuur
Paragraaf 12 Algemeen
Paragraaf 13 Taakverdeling en vertegenwoordiging
Paragraaf 14 De voorzitter
Paragraaf 15 De vice-voorzitter
Paragraaf 16 De secretaris
Paragraaf 17 De tweede secretaris
Paragraaf 18 De penningmeester
Paragraaf 19 De tweede penningmeester
Paragraaf 12 Algemeen
12-1. Bestuursvergaderingen.
Het bestuur vergadert zo dikwijls als één zijner leden dit nodig acht.
12-2. Aftreden.
Bestuursleden treden af volgens een vast rooster, te weten, als onderstaand voorbeeld:
1e jaar:
secretaris
2de penningmeester
een lid
een lid
2e jaar:
vice voorzitter
penningmeester
een lid
een lid
3e jaar:
voorzitter
2de secretaris
een lid
een lid
Paragraaf 13 Taakverdeling en vertegenwoordiging
13-1. Taakverdeling.
De voorkomende werkzaamheden van het bestuur die in de komende paragrafen niet aan een bepaald bestuurslid zijn opgedragen worden, in onderling overleg, over de onderscheiden bestuursleden verdeeld.
13-2. Vertegenwoordiging.
Voor die gevallen waarbij het niet mogelijk of gewenst is dat de vereniging door het gehele bestuur wordt vertegenwoordigd zal het bestuur één of meer van zijn leden machtigen namens de vereniging op te treden.
Paragraaf 14 De voorzitter
14-1. De voorzitter waakt in het bijzonder over de belangen van de vereniging.
14-2. De voorzitter leidt de algemene vergadering evenals de bestuursvergaderingen.
Hij ondertekent de notulen nadat deze door de betreffende vergadering zijn goedgekeurd.
14-3. De voorzitter ziet toe dat de genomen besluiten worden uitgevoerd binnen de daarvoor gestelde tijdslimiet.
Paragraaf 15 De vice-voorzitter
15-1. De vice-voorzitter zal de voorzitter bijstaan in diens werkzaamheden en deze bij ontstentenis vervangen.
Paragraaf 16 De secretaris
16-1. De secretaris is belast met al die werkzaamheden die geacht kunnen worden tot zijn taak te behoren.
16-2. De secretaris is gemachtigd de correspondentie namens het bestuur te ondertekenen.
16-3. De secretaris draagt zorg voor de samenstelling van het jaarverslag van de vereniging betreffende de werkzaamheden en het gevoerde beleid van het bestuur.
Paragraaf 17 De tweede secretaris
17-1. De tweede secretaris zal de secretaris bijstaan in diens werkzaamheden en deze bij ontstentenis vervangen.
Paragraaf 18 De penningmeester
18-1. De penningmeester is belast met het beheer van de verenigingsgelden.
18-2. De penningmeester draagt zorg dat geen uitgaven worden gedaan die niet vooraf door hem zijn gefiatteerd, uitgezonderd die uitgaven die betrekking hebben op regelmatig terugkerende kosten.
18-3. De penningmeester draagt zorg voor een tijdige samenstelling van de jaarrekening, het verslag inzake het financiële beheer over het afgelopen verenigingsjaar, en de begroting voor het nieuwe jaar.
Paragraaf 19 De tweede penningmeester
19-1. De tweede penningmeester zal de penningmeester bijstaan in diens werkzaamheden en deze bij ontstentenis vervangen.
Hoofdstuk VI Diversen
Paragraaf 20 Het verenigingsblad
Paragraaf 21 Commissie van beroep
Paragraaf 22 Kascontrolecommissie
Paragraaf 23 Geschenken
Paragraaf 24 Financieel en economisch beheer
Paragraaf 20 Het verenigingsblad
20-1. Door de vereniging wordt een periodiek verschijnend verenigingsblad uitgegeven.
20-2. Het verenigingsblad staat ten dienste van de communicatie binnen de vereniging en wordt in voorkomend geval gebruikt om statutair verplichte aankondigingen mededelingen of verslagen ter officiële kennis te brengen van de leden.
20-3. Leden ontvangen het blad op grond van hun lidmaatschap.
20-4. Voor zover de voorraad strekt hebben leden die zich gedurende een verenigingsjaar hebben aangemeld recht op de gedurende dat jaar reeds verschenen nummers van het verenigings-orgaan.
20-5. Toezending van het verenigingsblad aan andere personen evenals instellingen, verenigingen, instanties, e.d. wordt door het bestuur bepaald.
20-6. De verantwoording voor de redactie van het verenigingsblad berust bij het bestuur.
Paragraaf 21 Commissie van beroep
21-1. Indien de algemene vergadering conform de statuten artikel 7 lid 3 niet tot een besluit komt, stelt zij een commissie van beroep aan.
21-2. De commissie dient te bestaan uit drie leden te weten een voorzitter, een secretaris en een lid.
21-3. Behoudens het bepaalde in deze paragraaf lid 21-5, is de commissie geheimhouding opgelegd betreffende alle informatie die haar bereikt met betrekking tot de zaak waarover zij is bijeengeroepen.
21-4. Door de commissie zal een advies worden uitgebracht tijdens de eerstvolgende algemene vergadering na een zo objectief mogelijk gehouden onderzoek.
21-5. De commissie legt haar bevindingen vast in een zo mogelijk eensluidend advies aan de algemene vergadering.
21-6. Indien de algemene vergadering dat wenst kan de voorzitter van de commissie het advies mondeling toelichten.
21-7. Noch over het door de commissie uitgebrachte advies, noch over de eventuele toelichting door de voorzitter van de commissie is discussie toegestaan.
21-8. De algemene vergadering stemt over het advies dan wel adviseert en beslist bij gewone meerderheid van uitgebrachte stemmen.
21-9. Het besluit van de algemene vergadering wordt door de secretaris schriftelijk aan de klager meegedeeld.
21-10. Van een afgehandelde zaak worden alle bescheiden door de secretaris in het archief opgeborgen.
Paragraaf 22 Kascontrolecommissie
22-1. Algemeen.
Minstens eenmaal per jaar dient er een kascontrole te worden gehouden door een kascontrole- commissie over de besteding van de financiën.
22-2. Benoeming.
Zij wordt benoemd tijdens en door de algemene vergadering en treedt in functie direct na de benoeming. De leden blijven maximaal drie jaar in functie. Ieder jaar wordt minimaal één nieuw lid gekozen.
22-3. Taak
Buiten het gestelde in de statuten onder artikel 23 heeft zij het recht van tussentijdse controle.
Paragraaf 23 Geschenken
23-1. Voor een representatief geschenk bij uitnodigingen en bezoeken zal door het bestuur, per geval, een maximum bedrag worden vastgesteld.
Paragraaf 24 Financieel en economisch beheer
24-1. Het boekjaar binnen de vereniging komt overeen met het verenigingsjaar.
24-2. Noodzakelijke kosten, door bestuursleden gemaakt t.b.v. de vereniging, worden voor rekening van de vereniging gebracht.
Hoofdstuk VII Slotbepalingen
Paragraaf 25 Wijzigingen
Paragraaf 26 Onvoorziene gevallen
REGLEMENT VAN ORDE
Paragraaf 25 Wijzigingen
25-1. Wijzigingen in dit reglement kunnen slechts worden aangebracht indien zij in een algemene vergadering met minstens twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen zijn aangenomen.
Paragraaf 26 Onvoorziene gevallen
26-1. In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.
Goedkeuring
Goedgekeurd door de algemene vergadering van de VOOLOG in haar bijzondere algemene vergadering van 20 april 2011.
Bijlage: A. Reglement van orde
Bijlage A behorende bij het huishoudelijk reglement
REGLEMENT VAN ORDE
1. De leiding van de algemene vergadering berust bij de voorzitter van de vereniging. Indien en voor zolang de voorzitter als inleider fungeert, berust de leiding bij de vice-voorzitter.
2. Bij de beraadslagingen ter vergadering wordt zowel door inleiders als door leden het woord gevoerd door tussenkomst van de voorzitter.
3. Voorstellen van orde worden bij voorrang in behandeling genomen. Het tijdstip van behandeling wordt door de voorzitter bepaald.
4. De voorzitter is gerechtigd voor de leden een spreektijd vast te stellen, dan wel de spreektijd te bekorten.
5. De beraadslagingen ter vergadering worden gevoerd in een eerste en tweede termijn.
Bij uitzondering kan de voorzitter een derde termijn vaststellen.
6. De voorzitter zal zoveel als mogelijk de discussie onder de leden onderling bevorderen.
7. Voorstellen die niet in de agenda van de vergadering zijn vermeld worden niet in behandeling genomen, tenzij de algemene vergadering daartoe met meerderheid van stemmen besluit.
8. De leden zijn gehouden de huishoudelijke regels van het huis waar de algemene vergadering plaatsvindt na te leven, evenals de aanwijzingen van het bestuur op te volgen.
